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Beteiligte

Wer macht mit und warum?

 
Die Einführung einer neuen ERP-Software sowie die Umstellung der kameralen auf die kaufmännische Buchführung ist ein komplexes Projekt, weil es viele Beteiligte und eine Menge Details gibt, die zusammenspielen und berücksichtigt werden müssen.
Das Rektorat hat eine Projektgruppe eingesetzt, in der alle Gruppen vertreten sind, deren Arbeitsalltag durch die Einführung einer neuen ERP-Software sowie durch die Umstellung von der kameralen auf die kaufmännische Buchführung berührt sein werden.
 
Zur Projektgruppe WARP gehören Vertreterinnen und Vertreter der Verwaltung (Dezernat 2 – Datenverarbeitung, Dezernat 3 – Personalmanagement, Dezernat 5 – Finanzen, Dezernat 7 – Forschung, Dezernat 9 – Lehre, PE und OE), der wissenschaftlichen Bereiche und des Personalrates.
Ziel dieser breiten Zusammensetzung ist es, das Know-how aus allen Fachbereichen zu vereinen und somit möglichst alle Interessenlagen im Blick zu behalten.
 
Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit?
 
In zehn Teilprojekten kommen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Bereichen zusammen, um die Schritte der Implementierung gemeinsam zu planen und durchzuführen. Vorerst in Workshops, dann in regulären Sitzungen, wurde der Inhalt des Feinkonzepts für die Implementierung der SAP 4/HANA Software definiert. Darauf folgte die Testphase, die dann in die Migration übergehen wird. Die Teilprojekte setzen sich aus der Teilprojektleitung (Uni Bonn und IBM), sogenannten Key-Userninnen und Key-Usern, Applikationsbetreuerinnen- und Betreuern , Fakultätsvertreterinnen- und Vertretern und sonstigen Expertinnen und Experten zusammen. Im Einzelnen heißen die Teilprojekte:
  • Beschaffung
  • Personal
  • externes Rechnungswesen
  • internes Rechnungswesen
  • IT
  • Business Intelligence
  • Kommunikation
  • Qualifizierungsmanagement
  • Datenschutz
  • Organisationsentwicklung

Um mit den gleichen Voraussetzungen arbeiten zu können wurden alle Teilprojektleiterinnen- und Leiter in einem Workshop zu Projektmangement geschult. Gleichzeitig wurde ein Projekthandbuch aufgesetzt, welches Rahmenbedingungen zu Dokumentation und Kommunikation erläutert und regelmäßige integrative Termine sorgen für eine teilprojektübergreifende Absprache.

Projekthandbuch

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